การปะทุครั้งล่าสุด: วิธีจัดการกับงานที่ต้องทำอย่างรวดเร็ว
อเล็กซานเดอร์ซาวิน่า
ภายในสิ้นสัปดาห์ (และภายในสิ้นปีด้วย) ความปรารถนาเดียวของเราคือการจัดการกับงานได้อย่างรวดเร็วและในที่สุดก็เริ่มพักผ่อน มีหนังสือและคู่มือมากมายเกี่ยวกับการจัดการเวลา - เพื่อค้นหาสิ่งที่เหมาะกับคุณไม่ใช่เรื่องยาก สำหรับผู้ที่ยังไม่พร้อมที่จะเจาะลึกปัญหาอย่างจริงจังเราได้รวบรวมเคล็ดลับและกลเม็ดที่จะช่วยในการรับมือกับการทำงานได้เร็วขึ้นและทำให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น
อย่าแสวงหามัลติทาสกิ้ง
คำแนะนำง่ายๆที่มีเพียงไม่กี่คนที่ปฏิบัติตามจริง: เพื่อรับมือกับงานได้อย่างรวดเร็วและดีกว่าการทำคนเดียวและถ้าเป็นไปได้ควรกำจัดสิ่งรบกวนให้หมดไป ทุกคนไม่สามารถมีสมาธิที่ดีในหลาย ๆ สิ่งในเวลาเดียวกันโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาแต่ละคนต้องการการดื่มด่ำและความใส่ใจ - ด้วยเหตุนี้คุณภาพของงานที่ต้องทนทุกข์ทรมาน
ห้องแชททำงานผู้ส่งข้อความทันทีอีเมล - ทั้งหมดนี้ทำให้เสียสมาธิมาก คิดว่าคุณสามารถกำจัดสิ่งรบกวนได้อย่างไร - อย่าตอบทันทีทันทีที่มีการแจ้งเตือนเกี่ยวกับข้อความใหม่ที่ปรากฏขึ้นบันทึกงานของบุคคลที่สามที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงานเพื่อแก้ไขในภายหลังหรือจัดกลุ่มงานที่คล้ายกัน พวกเขา หลังจะช่วยลดความฟุ้งซ่านน้อยลง - คุณไม่จำเป็นต้องสร้างใหม่จากงานประเภทหนึ่งไปยังอีกประเภทหนึ่ง ในการปฏิบัติตามหลักการนี้ต้องมีวินัยและความอดทนอย่างจริงจัง แต่ผลลัพธ์จะใช้เวลาไม่นาน
วางแผนวันทำงานของคุณ
รายการสิ่งที่ต้องทำเป็นเทคนิคง่าย ๆ ที่ทำให้การทำงานง่ายขึ้นมาก: คุณสามารถประเมินจำนวนงานจริงและกำหนดเวลาที่เป็นจริงเพื่อให้งานเสร็จสมบูรณ์ ไม่ว่าคุณอยากจะเชื่อในสิ่งที่ตรงกันข้ามมากแค่ไหน แต่งานทั้งหมดมีระดับความสำคัญแตกต่างกันดังนั้นเมื่อวางแผนงานของคุณให้กำหนดลำดับความสำคัญ พิจารณาว่าคุณมีเวลามากที่สุดในเวลาใดและพยายามแก้ไขงานที่สำคัญและยากที่สุดในเวลานี้ ตัวอย่างเช่นผู้คนจำนวนมากคุ้นเคยกับการเริ่มต้นวันใหม่ด้วยการตรวจสอบจดหมายงานของพวกเขา แต่นี่ไม่ใช่ทางออกที่ดีที่สุดเสมอไป - ถ้าคุณกระตือรือร้นมากที่สุดในตอนเช้าก่อนที่คุณจะเหนื่อยและหมดความสนใจ
การประชุมมักจะหยุดพักหนึ่งวันตัวอย่างเช่นหากมีการประชุมสองสามชั่วโมงหลังจากเริ่มต้นวันทำงานซึ่งคุณไม่มีเวลาทำงานให้เสร็จอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เมื่อวางแผนเวลาของคุณคิดว่าคุณมีเวลาทำอะไรบางอย่างก่อนและหลังการประชุมหรือระหว่างพวกเขา - บางทีมันอาจจะง่ายกว่าที่จะเลื่อนการประชุมตอนเช้า? นอกจากนี้งานไม่แน่นอนและคุณอาจมีงานที่ไม่คาดคิดได้ตลอดเวลา ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่แผนสำหรับวันนั้นไม่หนาแน่นมากและมีเวลามากพอที่จะทำให้ประหลาดใจ - วางใจได้ในการทำงานต่อเนื่อง 5-6 ชั่วโมง
กำหนดตัวเองกำหนดเวลา - และกระชับพวกเขา
หนึ่งในเหตุผลที่เราไม่สามารถรับมือกับงานได้เร็วขึ้น - การขาดกำหนดเวลาที่ชัดเจน: งานมักใช้เวลาทั้งหมดที่กำหนดไว้ กำหนดเวลาสำหรับงานที่ยากมีความสำคัญอย่างยิ่ง: บ่อยครั้งที่เราสั้นลงและวาดงานในงานที่ยากเพราะมันดูเหมือนว่าใหญ่โตสำหรับเรา - กำหนดส่งที่ชัดเจนช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น
ในการเริ่มต้นให้ลองลดงานที่คุณมักใช้เวลาหลายชั่วโมงครึ่งชั่วโมง - บางทีคุณเองอาจไม่สังเกตเห็นว่าจะรับมือกับทุกสิ่งได้เร็วกว่าปกติ จริงอยู่ที่นี่ควรระวังให้ดี - กำหนดเวลาให้เป็นจริง (อย่าพยายามทำงานทั้งวันภายในสองชั่วโมง) และอย่านำตัวเองมาด้วยหากคุณไม่สามารถจัดการงานในเวลาที่กำหนด: คุณไม่ต้องทำงานอย่างหนักและไม่ต้องตกใจ
ใช้เวลาน้อยลงด้วยภารกิจที่ไม่สำคัญ
ไม่ใช่ทุกงานที่ทำงานมีความสำคัญเท่า ๆ กันดังนั้นจึงไม่คุ้มค่าที่จะใช้เวลากับพวกเขา Simon Reynold ผู้ให้คำปรึกษาทางธุรกิจแนะนำให้ทิ้งสิบนาทีหรือน้อยกว่าสำหรับงานเล็ก ๆ : บ่อยครั้งที่พวกเขาไม่ต้องการประสิทธิภาพที่สมบูรณ์แบบดังนั้นคุณสามารถบริจาคให้ทำงานที่สำคัญกว่าได้ จากข้อมูลของ Reynolds เราสามารถประหยัดได้มากถึง 90 นาทีต่อวันสิ่งสำคัญคือพยายามลดเวลาสำหรับงานที่ต้องทำหลาย ๆ ครั้งต่อวัน นอกจากนี้หนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดในการเข้าจังหวะในตอนเริ่มต้นของวันทำงานคือการทำสิ่งเล็กน้อย (นี่เป็นสิ่งสำคัญ!) และไม่ใช่งานที่ยากที่สุด นี่เปรียบได้กับการออกกำลังกายตอนเช้า: คุณจะรู้สึกดีขึ้นและสามารถทำสิ่งอื่นได้
อีกเทคนิคที่มีประโยชน์ - พยายามใช้ในการตัดสินใจเพียงไม่กี่นาที บ่อยครั้งที่เราใช้เวลาคิดเกี่ยวกับมัน แต่ไม่เสมอไปการตัดสินใจที่จะกลายเป็นดีกว่า หากคุณสังเกตเห็นว่าคุณมักจะรู้การตัดสินใจที่ถูกต้อง แต่ต้องใช้เวลาลองกำหนดเวลาเอง 60 วินาที
เลือกรูปแบบการจัดการเวลาที่เหมาะสม
มีเทคนิคมากมายที่จะช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและสร้างวันของคุณให้ดีขึ้น - สิ่งสำคัญคือการค้นหาของคุณเอง หนึ่งในสิ่งที่พบมากที่สุดคือ "เทคนิคมะเขือเทศ" (ผู้สร้างใช้ตัวจับเวลาในรูปแบบของมะเขือเทศ) มันขึ้นอยู่กับตรรกะง่ายๆ: เราต้องการเวลาในการมีส่วนร่วมในการทำงานและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพและเวลาที่เหลือ "เทคนิคมะเขือเทศ" หมายความว่าคุณแบ่งงานของคุณเป็นบล็อก - "มะเขือเทศ"
คุณต้องตั้งเวลา 25 นาที (นี่คือ "มะเขือเทศ" หนึ่งชิ้น) ซึ่งคุณจะต้องทำงาน แต่อย่างใดโดยไม่รบกวนสมาธิใด ๆ หลังจากตัวจับเวลาดังขึ้นให้หยุดพักห้านาทีแล้วเริ่มบล็อกใหม่ หลังจากสามหรือสี่บล็อก 25 นาทีให้หยุดชั่วคราวและพักอีก 15-30 นาที
คุณไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามตัวเลขเหล่านี้อย่างเคร่งครัด: ช่วงเวลาอาจมีได้สิ่งสำคัญไม่สั้นเกินไป - ไม่เช่นนั้นคุณจะไม่มีเวลาทำงานจำนวนหนึ่งโดยไม่ต้องเสียสมาธิ เทคนิคนี้มีประสิทธิภาพมาก: สำหรับบล็อกของเวลาที่คุณไม่ทำอะไรนอกจากการทำงานคุณสามารถจับได้มากขึ้น นอกจากนี้ใน "มะเขือเทศ" คุณสามารถวัดได้ว่าคุณใช้เวลากับงานใดงานหนึ่งมากและดีกว่าที่จะวางแผนเวลาของคุณ
คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณสามารถปฏิเสธ
เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องประเมินปริมาณงานของคุณอย่างเพียงพอและเคร่งครัด - จากนั้นจะกลายเป็นงานที่เร็วขึ้น โค้ชมาร์คแมคคาร์ทนีย์แนะนำอย่างเลือดเย็นให้ทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็นทั้งหมด: ประเมินว่างานใดของคุณมีความสำคัญและสำคัญที่สุดและคุณสามารถจากไปได้อย่างปลอดภัย (ดีหรือพยายามมอบหมาย) ตามที่ McCartney บ่อยครั้งมากที่เราเห็นด้วยที่จะทำบางสิ่งบางอย่างบนเครื่องโดยไม่คิดว่าทำไมงานนี้ถึงสำคัญและไม่ว่ามันจะสำคัญจริงๆ
วิธีการที่สำคัญช่วยให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นและจัดลำดับความสำคัญ ในทางปฏิบัติข้อเสนอแนะนี้เกี่ยวข้องกับอีเมลเป็นหลัก - คิดเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถปรับกระบวนการให้เหมาะสม (ตัวอย่างเช่นใช้เทมเพลตหรือการตอบกลับอัตโนมัติสำหรับอีเมลที่ไม่ต้องการคำตอบที่รอบคอบ) หรือไม่และข้อความทั้งหมดนั้นคุ้มค่าหรือไม่
พักสมอง
คุณรู้เรื่องนี้อยู่แล้ว: ผู้ที่เหนื่อยล้าก็ไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ บ่อยครั้งเพื่อที่จะทำอะไรให้มากขึ้นเราพยายามทำงานให้นานขึ้นโดยไม่หยุดชั่วคราวแม้ว่าจะคุ้มค่ากับการทำสิ่งที่ตรงกันข้าม ใครก็ตามที่เลิกนิสัยการนอนหลับของนักเรียนสองสามชั่วโมงต่อวันรู้จากประสบการณ์ว่าถ้าคุณนอนหลับเพียงพอและพักผ่อนจากการทำงานในตอนเย็นคุณจะมีประสิทธิผลมากขึ้นและสามารถทำอะไรได้มากกว่าที่คุณมาทำงานครึ่งหลับครึ่ง นอกจากนี้ให้หยุดให้มากที่สุด ในเวลาเดียวกัน (และคุณรู้เรื่องนี้ด้วย) การหยุดพักควรมีคุณภาพสูง: คุณไม่ควรติดอยู่ในสมาร์ทโฟนหรือเริ่มฟาดผ่าน Facebook - มันจะเป็นการดีกว่าถ้าคุณย้ายออกจากคอมพิวเตอร์ซักพักหนึ่งแล้วหันเหความสนใจจากข้อมูล
ซื่อสัตย์กับตัวเอง
บางทีคำแนะนำที่สำคัญที่สุด: มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถเข้าใจได้อย่างชัดเจนว่าอะไรที่ขัดขวางการเพิ่มผลผลิตของคุณ บ่อยครั้งที่เรามีเวลาน้อยลงเพราะนิสัยที่จัดตั้งขึ้น - และที่นี่เราควรยอมรับโดยสุจริตว่ามันมีค่าการเปลี่ยนแปลง เมื่อคุณมาทำงานคุณใช้เวลายี่สิบนาทีในการมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้หรือไม่? คุณชอบดื่มกาแฟกับเพื่อนร่วมงานหลังอาหารกลางวันหรือไม่? สลับไปมาระหว่างงานอย่างต่อเนื่องและไม่สามารถมีสมาธิกับสิ่งใดสิ่งหนึ่ง? ติดกับผู้ส่งสาร? คุณรู้ว่าต้องทำอะไร