วิธีจัดระเบียบพื้นที่ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
Alexandra Savina
ส่วนใหญ่เราใช้เวลาในที่ทำงานไม่ว่าจะเป็นสำนักงานหรือสำนักงานที่บ้าน อย่างไรก็ตามเรามักจะเสียสละความสะดวกสบายของตัวเองและไม่ค่อยคิดว่าพื้นที่รอบตัวเรามีผลกับเราอย่างไร หากดูเหมือนว่าคุณไม่มีเวลาและมีภาระหน้าที่มากมายอาจเป็นไปได้ว่าเรื่องนั้นอยู่ในกองกระดาษที่ยังไม่ได้ประกอบบนโต๊ะซึ่งไม่สามารถหาอะไรได้เลย เราแบ่งปันเคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบสถานที่ทำงานของคุณได้ดีขึ้นเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
กำจัดส่วนเกิน
ก่อนที่คุณจะเริ่มจัดระเบียบสถานที่ทำงานคุณต้องทิ้งสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไป แม้ว่าคุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นที่โต๊ะที่ไม่สะอาดการกำจัดสิ่งที่ไม่นำความดีใด ๆ จะไม่ทำร้าย สิ่งนี้ใช้ได้กับทุกสิ่ง: เอกสารการทำงานและเครื่องเขียนและสิ่งอื่น ๆ - พยายามทำสิ่งที่จำเป็นขั้นต่ำ โยนเลือดเย็นสิ่งที่ไม่ช่วยคุณในการทำงาน: สองสิ่งที่น่าจดจำและภาพถ่ายที่ชื่นชอบในกรอบจะไม่รบกวน แต่ถ้ามันมีขนาดใหญ่กว่ามากพวกเขาสามารถมีส่วนสำคัญในพื้นผิวการทำงาน
ทำความสะอาดสปริงทุก ๆ สองสามเดือนและทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ เลือกตารางเวลาที่สะดวกที่สุดสำหรับตัวคุณเอง (เช่น 15 นาทีในตอนท้ายของแต่ละวันทำงานหรือหนึ่งชั่วโมงในวันศุกร์) และทำตาม - มันจะง่ายต่อการรักษาความสงบเรียบร้อยและเอกสารและเอกสารจะไม่สะสมบนโต๊ะ และเพื่อกำจัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปออกไปให้ง่ายขึ้นให้เก็บถังขยะไว้ข้างๆโต๊ะเสมอ นอกจากนี้ในตอนท้ายของวันจะมีประโยชน์ในการเช็ดโต๊ะด้วยผ้าต้านเชื้อแบคทีเรีย
จัดการกับเอกสารและเอกสาร
มาเถอะ: กระดาษ - แหล่งที่มาหลักของขยะบนเดสก์ท็อป และแม้ว่าเราจะทำงานกับพวกเขาน้อยลง แต่ก็มีไม่มากเท่า บริษัท ที่เปลี่ยนมาใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างที่ควรจะเป็น เพื่อจัดการกับโฟลว์ได้ง่ายขึ้นบนโต๊ะคุณสามารถมีสองถาดหรือสองโฟลเดอร์ - ขึ้นอยู่กับจำนวนของเอกสารที่คุณต้องจัดการ ในครั้งแรกคุณต้องเพิ่มทุกสิ่งใหม่: แอปพลิเคชันสำหรับลายเซ็นตัวอักษรที่ไม่ได้เปิดและสิ่งที่คล้ายกัน ในวินาทีคุณต้องส่งเอกสารที่คุณดูและต้องจัดการในภายหลัง - ดังนั้นจะไม่มีอะไรเหลือโดยไม่ต้องสนใจ
สำหรับเอกสารที่คุณไม่ต้องการจัดการในตอนนี้ แต่ที่คุณยังต้องพกติดตัวไปด้วยจะดีกว่าถ้ามีระบบจัดเก็บข้อมูลที่แน่นอน ไม่จำเป็นต้องเป็นโฟลเดอร์ที่คุ้นเคยหากคุณไม่มีพื้นที่บนโต๊ะมากคุณสามารถลองแขวนถาดพิเศษ (เช่นเก็บหนังสือพิมพ์) บนผนัง บันทึกย่อขนาดเล็กบันทึกย่อและการเตือนความจำแทนที่จะเป็นกระดานไม้ก๊อกที่น่าเบื่อสามารถแขวนไว้ในตารางพิเศษ โดยเฉพาะเอกสารสำคัญสามารถสแกนและเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ได้
พิจารณาระบบของทางลัดและครอก - บางทีมันอาจจะเพียงพอสำหรับคุณที่จะลงนามโฟลเดอร์หรืออาจจะมีประโยชน์ในการทำเครื่องหมายด้วยสีเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณต้องการได้เร็วขึ้น เมื่อพับกระดาษถามตัวเองว่าคุณต้องการมันจริงๆหรือไม่และคุณจะติดต่อพวกเขาในอนาคตหรือไม่ - สิ่งที่เราเก็บไว้“ ในกรณี” ส่วนใหญ่ที่เราไม่เคยใช้ พยายามอย่าเริ่มโฟลเดอร์ "อื่น ๆ " หรือ "เบ็ดเตล็ด" - ส่วนใหญ่แล้วเมื่อเวลาผ่านไปคุณจะลืมสิ่งที่มีอยู่
พยายามแนะนำหลักการ "กระดาษ - การกระทำ" อย่าปล่อยให้เอกสารและบันทึกย่ออยู่บนโต๊ะพิจารณาว่าเป็นการกระทำที่คุณจำเป็นต้องดำเนินการตัวอย่างเช่นนามบัตรที่เขียนหมายเลขโทรศัพท์เป็นโอกาสที่จะได้ผู้ติดต่อใหม่บนสมาร์ทโฟนหรือจดบันทึกในไดอารี่ที่คุณต้องการใครสักคน เพื่อโทร
ใช้กล่องและเครื่องมือเก็บข้อมูลอื่น ๆ
หลังจากที่คุณจัดการกับเอกสารให้ใส่ใจกับรายการอื่น ๆ บนเดสก์ท็อปของคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกสเตชันเนอรีประเภทใดก็ตามจะดีกว่าที่จะไม่เก็บไว้ตลอดเวลาบนโต๊ะและรับได้ตามต้องการดังนั้นจึงมีพื้นที่มากขึ้นและฝุ่นน้อยลง สำหรับสิ่งเล็ก ๆ เช่นคุณสามารถใช้ที่รองแก้ว ในกล่องหรือภาชนะที่แยกต่างหากมันคุ้มค่าที่จะนำสิ่งที่คุณไม่ได้ใช้บ่อยมาใช้ยกตัวอย่างเช่นจังหวะ, เครื่องคิดเลขหรือเทปกาว
กล่องโฟลเดอร์และภาชนะเก็บของมีราคาไม่แพง (สามารถหาซื้อได้ใน IKEA เดียวกัน) แต่จะช่วยให้สามารถใช้พื้นที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นทั้งในสำนักงานและที่บ้าน เลือกสิ่งที่คงทนที่จะคงอยู่เป็นเวลานาน - และอย่าลืมนึกถึงระบบของฉลากและครอกเช่นเดียวกับกระดาษ
เก็บสายไฟไว้ตามลำดับ
ในการทำให้เดสก์ท็อปดูสะอาดขึ้นคุณจะต้องซ่อนสายไฟและสายพ่วง: คุณสามารถซื้อภาชนะพิเศษหรือคุณสามารถลองด้วยตัวเอง - จากกล่องรองเท้า หากมีพื้นที่ไม่มากและไม่มีที่สำหรับซ่อนสายไฟอย่างน้อยคุณควรผูกสายเบา ๆ เพื่อไม่ให้ยุ่งและไม่สับสน
จัดเรียงไฟล์บนคอมพิวเตอร์
อีกจุดที่สำคัญในองค์กรของพื้นที่ทำงานคือการเรียงลำดับของไฟล์ในคอมพิวเตอร์ หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการให้จัดสรรเวลาหนึ่งหรือสองชั่วโมงเพื่อจัดระเบียบเอกสารด้วยวิธีการใหม่: น่ากลัวที่จะดำเนินการ แต่คุณจะขอบคุณตัวเอง เช่นเดียวกับในกรณีของเอกสารทั่วไปการจัดระบบและฉลากที่สะดวกสำหรับคุณเป็นความช่วยเหลือที่ดี หากคุณมักจะต้องทำงานกับเอกสารรุ่นเดียวกันต่าง ๆ มันจะมีประโยชน์ในการพิจารณาระบบการตั้งชื่อที่จะทำให้พนักงานทุกคนเข้าใจในการทำงาน นอกจากนี้ชื่อของแต่ละเวอร์ชันใหม่คุณสามารถเพิ่มวันที่และถ้าจำเป็นเวลา - มันจะง่ายต่อการเข้าใจเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงครั้งล่าสุดและเปรียบเทียบเวอร์ชัน
โฟลเดอร์ที่คุณไม่ต้องการในตอนนี้ แต่จะมีประโยชน์ในอนาคตคุณสามารถเก็บถาวรได้ - เพื่อให้ง่ายต่อการนำทาง สำเนาของเอกสารที่มีค่าที่สุดควรเก็บไว้ในบริการคลาวด์ - ในกรณี
จัดพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติม
คำแนะนำนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้ที่ทำงานจากที่บ้านและไม่เพียง แต่มีเอกสาร แต่ยังมีวัสดุมากมาย: ถ้าคุณทิ้งเอกสารไว้บนโต๊ะสำหรับวันหยุดสุดสัปดาห์ในสำนักงานมันไม่น่ากลัวเท่าไหร่แล้วที่บ้านคุณต้องการพื้นที่ที่สะอาดที่สุด ไม่ใช่ทุกคนที่มีสำนักงานแยกต่างหากหรือพื้นที่ทำงานขนาดใหญ่ แต่ในกรณีนี้มีทางออก คุณสามารถเพิ่มชั้นวางแบบแขวนด้านบนของตารางหรือจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลเพิ่มเติมใต้
แบ่งสถานที่ทำงานออกเป็นโซน
นี่เป็นเทคนิคที่มีประโยชน์ที่จะช่วยให้คุณรับมือกับงานที่หลากหลายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น: ใช้สถานที่ทำงานคอมพิวเตอร์และพื้นที่แยกต่างหากสำหรับงานที่สามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องใช้เอกสารที่พิมพ์ออกมาหรือระดมสมองด้วยโน๊ตบุ๊คในมือ แม้ว่าคุณจะมีโต๊ะเล็ก ๆ แต่คุณก็ยังสามารถแบ่งพื้นที่ได้: มันก็เพียงพอแล้วที่จะย้ายไปยังอีกด้านหนึ่งหรือนั่งบนโซฟาทั่วไป
หากคุณทำงานจากที่บ้านเป็นเรื่องสำคัญมากที่จะต้องจัดสรรพื้นที่แยกต่างหากสำหรับการทำงาน (แม้ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของโต๊ะในครัวหรือโต๊ะพับเล็ก) สิ่งนี้จำเป็นอย่างยิ่งในการแยกงานและชีวิตส่วนตัวออกจากบ้าน (การทำงานจากที่บ้านอาจเป็นการยากที่จะเปลี่ยนจากโหมดหนึ่งไปเป็นโหมดอื่น) แต่จะมีประโยชน์จากมุมมองที่ใช้งานได้จริง ตัวอย่างเช่นมันมีประโยชน์ที่จะมีคอมพิวเตอร์ที่ทำงานแยกต่างหากซึ่งเด็ก ๆ จะไม่เข้าใกล้และจะไม่หยุดในช่วงเวลาที่ไม่เหมาะสมที่สุด
เก็บของไว้ในมือ
เราคิดว่าคุณใช้หลักการนี้อยู่แล้ว แต่มันจะมีประโยชน์ที่จะพูดอีกครั้ง เมื่อตั้งค่าโฮมออฟฟิศจัดพื้นที่และกำหนดว่าจะให้สิ่งใดสิ่งหนึ่งหรือที่อื่นโกหกให้เริ่มต้นจากโครงสร้างเวิร์กโฟลว์เป็นหลัก สิ่งที่สำคัญที่สุดควรอยู่ในมือไม่เช่นนั้นคุณจะได้รับคำแนะนำจากวิธีการใช้วัตถุเช่นเก็บกระดาษไว้ใกล้เครื่องพิมพ์และสติ๊กเกอร์ - ใกล้กับบริเวณที่คุณทำงานกับเอกสารหรืออ่านหนังสือที่จำเป็นสำหรับการทำงาน
ดูแลสิ่งต่าง ๆ ที่ทำให้คุณรู้สึกดีขึ้น
เมื่อคิดถึงพื้นที่ทำงานอย่าลืมความสะดวกสบาย - ในสิ่งเล็ก ๆ มันเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะเลือกเก้าอี้ที่สะดวกสบายเพื่อไม่ให้ปวดหลังและคอเพื่อดูแลแสงที่เพียงพอ (ถ้ามันมืดในสำนักงาน, ซื้อโคมไฟตั้งโต๊ะ) และสิ่งอื่น ๆ ที่ทำให้สำนักงานทำงานได้ดีขึ้น - ตัวอย่างเช่นหมอนใต้ข้อมือซึ่ง ช่วยป้องกันการปรากฏตัวของกลุ่มอาการอุโมงค์หรือที่วางเท้าซึ่งแบ่งเบาภาระที่ด้านหลังและคอ
อย่ากินที่โต๊ะทำงานของคุณ
แม้ว่าคำแนะนำนี้ไม่เกี่ยวข้องกับองค์กรของพื้นที่ แต่กับองค์กรของกระบวนการทำงานและดูเหมือนชัดเจนพวกเขามักจะถูกทอดทิ้ง - แต่เปล่าประโยชน์ เมื่อรับประทานอาหารที่โต๊ะทำงานคุณสามารถกินได้มากขึ้นโดยไม่เจตนา (เมื่อเรายุ่งเราไม่สนใจว่าเรากินมากแค่ไหนถึงแม้ว่าเราจะไม่หิวและบ่อยครั้งที่เราเลือกของว่างที่มีประโยชน์ที่สุด) นอกจากนี้การพักกลางวัน (แม้ว่าจะเล็ก) จะช่วยเบี่ยงเบนความสนใจจากธุรกิจและกลับมาหาพวกเขาด้วยกองกำลังใหม่
หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงการทานของว่างที่โต๊ะได้ให้เลือกอาหารที่ไม่ทำให้เกิดการหกหรือเปื้อน (เขย่าเศษจากคีย์บอร์ดหรือซุปที่หกลงบนแล็ปท็อปที่ใช้งานเป็นโอกาสที่น่าเศร้า) พยายามระวังและไม่รบกวนผู้อื่น เป็นเพื่อนร่วมงานที่ไม่พึงประสงค์) ทำความสะอาดตัวเองและเช็ดโต๊ะหลังอาหารเย็น
ภาพ: CB2, Blu Dot, IKEA, MoMA Design Store