รายการตรวจสอบ: 8 สัญญาณว่าคุณไม่ทราบวิธีจัดสรรเวลา
อเล็กซานเดอร์ซาวิน่า
ดูเหมือนว่าจะประเมินประสิทธิภาพของทักษะการบริหารเวลา ง่ายมาก: หากคุณมีเวลาที่จะทำงานทั้งหมดภายในระยะเวลาที่กำหนดหรือสามารถเร่งความเร็วในสถานการณ์ที่สำคัญและทำงานได้อย่างรวดเร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่บางครั้งปัญหาเกี่ยวกับการจัดสรรเวลาก็ไม่ชัดเจน - ตัวอย่างเช่นหากคุณมีเวลาสำหรับทุกสิ่ง แต่บางครั้งคุณรู้สึกว่าคุณกำลังทำอะไรที่ขีด จำกัด ของความเป็นไปได้ เราเข้าใจวิธีที่จะเข้าใจสิ่งนี้ - และจะทำอย่างไรกับมัน
1
คุณไม่สามารถประเมินได้ว่าการกระทำของคุณจะใช้เวลานานเท่าใด
หากคุณสังเกตเห็นว่าคุณมาช้ากว่าปกติประมาณห้าถึงสิบนาที (ไปทำงานเพื่อพบปะกับเพื่อนและไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน) บางทีปัญหาคือคุณไม่เข้าใจว่าคุณมีเวลาทำงานมากน้อยเพียงใด สิ่งนี้เกิดขึ้น - คุณแน่ใจได้ว่าเรื่องนี้เป็นเรื่องง่ายและในตอนท้ายคุณรู้ว่าคุณจะต้องใช้เวลาเพิ่มอีกสิบนาที
ข่าวดีก็คือคุณสามารถรับมือกับสิ่งนี้: ถ้าคุณสังเกตเห็นแนวโน้มที่จะวางแผนทุกอย่างในเวลาเดียวกันเพียงวางแต่ละกรณีสองครั้ง - หรืออย่างน้อยสิบห้านาทีเพิ่มเติม หลายคนใช้เทคนิคนี้เมื่อวางแผนวันทำงาน: จำไว้ว่าเหตุสุดวิสัยที่ไม่คาดคิดสามารถแทรกลงในรายการงานที่กลมกลืนกันได้เสมอ
2
คุณไม่มีแผนชัดเจนสำหรับวันนี้
รายการสิ่งที่ต้องทำเป็นหนึ่งในเครื่องมือการจัดการเวลาที่ง่ายที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุด: ด้วยเหตุนี้คุณจึงสามารถเข้าใจได้ว่าคุณใช้เวลาไปกับงานมากน้อยเพียงใด แน่นอนทั้งหมดนี้ไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องนับในแต่ละวันจนถึงนาที - แต่อย่างน้อยการทำความเข้าใจรายการคำถามและคิดว่าอะไรและลำดับใดที่คุณจะมีส่วนร่วมนั้นมีประโยชน์เสมอ
หลายคนในที่ทำงานและข้างนอกมันถูกขัดขวางโดยความรู้สึกว่ามีปัญหามากเกินไปและไม่ชัดเจนว่าจะต้องทำอะไรในตอนแรก สมุดบันทึกหรือแผนธุรกิจจะแก้ปัญหานี้และเพิ่มข้อมูลเฉพาะในวันนั้น: รายการสิ่งของกลัวน้อยกว่าความโกลาหลในหัวของฉัน
3
คุณกลัวที่จะมอบหมาย
"ถ้าคุณต้องการทำสิ่งที่ดีให้ทำด้วยตัวคุณเอง" - เป็นที่นิยม แต่ไม่ใช่ความคิดที่มีประสิทธิผลที่สุด: ยังมีความเสี่ยงในการรวบรวมสิ่งต่าง ๆ มากมายที่คุณไม่สามารถรับมือกับมันได้เสมอ หากคุณคุ้นเคยกับการติดตามกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบและไม่พร้อมที่จะปล่อยให้ควบคุม แต่สิ่งนี้เริ่มรบกวนการผลิตพิจารณาว่าถึงเวลาที่จะมอบหมายงานให้คนอื่นหรือไม่
และถ้าคุณปล่อยคำถามไปคุณก็ยังไม่พร้อมก็เป็นไปได้ที่จะมอบหมายให้คนอื่นทำความสะอาดและแทนที่จะทำอาหารหลังจากวันที่วุ่นวาย - สั่งอาหารที่บ้าน เวลาว่างสามารถพักผ่อนได้เพื่อให้เกิดประโยชน์มากขึ้นในวันถัดไป
4
คุณไม่ได้จัดลำดับความสำคัญ
ในการปรับเวลาให้เหมาะสมนั้นไม่เพียงพอที่จะเข้าใจสิ่งที่คุณต้องทำในหนึ่งวัน - คุณต้องประเมินสิ่งที่สำคัญที่ต้องทำในตอนนี้และสิ่งที่สามารถรอได้ “ บ่อยครั้งที่เราเลื่อนงานสำคัญออกไปผู้ที่กดดันเรา - เพราะความพยายามทางจิตใจที่เราต้องทำเพื่อให้มีสมาธิกับพวกเขา” โค้ชคิมเบอร์ลีเมดล็อคกล่าว
เป็นการง่ายกว่าที่จะตอบจดหมายสิบฉบับแม้ว่าพวกเขาจะไม่ต้องการการตอบสนองอย่างเร่งด่วนกว่าจะต้องจัดทำรายงานขนาดใหญ่และสำคัญที่จะต้องส่งโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากเป็นกรณีของคุณ - ลองพิจารณาลำดับความสำคัญ: ไม่ว่าจะยากขนาดไหนในการทำงานคุณจะต้องขอบคุณตัวเองอย่างแน่นอน
5
คุณกำลังพยายามทำสิบสิ่งพร้อมกัน
ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญทุกคนที่คิดว่าการทำงานหลายอย่างเป็นความคิดที่ดี และถ้าเป็นเรื่องง่ายที่จะรับมือกับคดีเชิงกลสองคดี (เช่นฟังพอดคาสต์และในเวลาเดียวกัน) การกระทำสองอย่างที่ต้องให้ความสนใจอย่างต่อเนื่อง (เช่นดูละครโทรทัศน์และพยายามตอบอีเมลในเวลาเดียวกัน) เป็นการยากที่จะรวมกัน สลับจากงานหนึ่งไปอีกงานหนึ่ง
ตรงกันข้ามกับสิ่งที่ตรรกะกำหนดไว้คุณอาจจะรับมือกับคดีได้เร็วขึ้นหากคุณให้ความสนใจกับเขาเพียงคนเดียว คุณสามารถลอง "เทคนิคมะเขือเทศ" ที่มีชื่อเสียง: เริ่มจับเวลาเป็นเวลายี่สิบห้านาทีและไม่ต้องกังวลกับสิ่งใดในเวลานี้ - เมื่อเวลาหมดลงคุณสามารถหยุดพักได้ห้านาที
คุณสามารถลองวิธีการที่เข้มงวดน้อยกว่า - ตัวอย่างเช่นการจัดสรรเวลาเฉพาะสำหรับงานเฉพาะ (กำหนดเวลาทำให้คุณทำงานได้เร็วขึ้น - สิ่งสำคัญคือไม่ต้องทำงานหนักเกินไป) หรือเพียงแค่พยายามลดสิ่งเร้าภายนอก เริ่มต้นด้วยอีเมล: แทนที่จะรีบไปเช็คมันทุกๆครึ่งชั่วโมงพักกันสองสามนาทีสองหรือสามครั้งต่อวัน
6
คุณไม่ได้ผ่อนคลาย
หลังจากปีที่ผ่านมานักเรียนหลายคนจะพบกับการค้นพบที่ยากลำบาก: อย่านอนทั้งคืนและจากนั้นราวกับว่าไม่มีอะไรเกิดขึ้นพวกเขาไม่สามารถทำธุรกิจได้ คุณเองอาจสังเกตเห็นว่าในวันที่คุณไม่ได้นอนหลับเพียงพอหรือเหนื่อยล้ามากคุณจะฟุ้งซ่านบ่อยขึ้นและงานก็ช้าลงกว่าที่ควร
ในกรณีดังกล่าวมักมีความเสี่ยงที่จะตกอยู่ในร่องที่อันตรายเมื่อคุณรู้ว่าคุณทำน้อยมากในระหว่างวันและทำสิ่งต่าง ๆ ในช่วงดึก - เพื่อที่คุณจะได้นอนหลับพักผ่อนไม่เพียงพอในวันถัดไปและทำงานน้อยลง หากคุณจับตัวเองในเรื่องนี้รู้ว่าผู้ช่วยที่ดีที่สุดในการเพิ่มผลผลิตคือความฝันที่ดี (อย่าลืมเรื่องสุขอนามัยของมัน!)
7
คุณไม่รู้จะพูดยังไง
งานมากเกินไปเป็นไปไม่ได้สำเร็จ: พยายามทำทุกอย่างในคราวเดียวในบางช่วงคุณอาจต้องเสียสละคุณภาพหรือเงื่อนไข มีคนรอบตัวคุณที่ขอความช่วยเหลือหรือบริการอยู่เสมอดูเหมือนว่าคุณจะไม่มีอะไรผิดปกติกับธุรกิจเล็ก ๆ แห่งหนึ่งจนกระทั่งคุณตระหนักว่าคำขอจำนวนมากรบกวนคุณเองและมีความสำคัญมากสำหรับคุณ
มันง่ายที่จะประเมินค่าสูงไปว่ามีกี่งานที่คุณสามารถทำเช่นเดียวกับการทำผิดพลาดกับเวลาที่จำเป็นสำหรับพวกเขา - และในที่สุดก็สามารถนำไปสู่ความเหนื่อยหน่าย นั่นคือเหตุผลที่มันสำคัญมากที่จะเรียนรู้ที่จะพูดว่า "ไม่" ในเวลา: มันเป็นการดีกว่าที่จะปฏิเสธทันทีที่จะทำอะไรมากกว่าการกรอกวันครบกำหนดที่จะทำทุกอย่างไม่ดีหรือแค่เหนื่อย
8
คุณกำลังพยายามสร้างจังหวะของคุณใหม่
คำแนะนำที่บ่อยที่สุดที่สามารถได้ยินเมื่อพูดถึงผลผลิตคือ“ ตื่น แต่เช้าและทำอะไรให้มากขึ้นในตอนเช้า” - นี่คือสิ่งที่ Anna Wintour, Tim Cook และ Richard Branson บางทีคุณอาจได้รับแรงบันดาลใจจากตัวอย่างของพวกเขาคุณตื่นตอนตีห้าในตอนเช้าเพื่อพบกับแฟนสาวของคุณในตอนเช้าและมาอยู่ที่โต๊ะทำงานแล้วตอนเก้าโมงเช้า - แต่แทนที่จะมีความร่าเริงและเต็มใจที่จะจบเรื่องต่างๆ
น่าเสียดายที่ไม่มีสูตรสากลสำหรับการเพิ่มผลผลิต เป็นไปได้ว่าคุณจะสามารถฝึกอบรมและพบปะพูดคุยกับเพื่อน ๆ ได้ง่ายกว่าในตอนเช้า แต่ในตอนเย็นหลังเลิกงานและจุดสูงสุดของการเพิ่มผลผลิตของคุณไม่ได้อยู่ที่เก้าโมงเช้า แต่เวลาสามโมงในช่วงบ่าย แทนที่จะพยายามเล่นสนุกสนานฟังร่างกาย - ดังนั้นคุณจะรู้สึกดีขึ้นมาก
ภาพ: cherylvb - stock.adobe.com, Nomad_Soul - stock.adobe.com